Gestão de tempo: 3 passos para ganhar pelo menos cinco horas por semana
Segundo consultor, a maioria dos empresários tem mais espaço livre na agenda do que imagina — o desafio é que esse tempo está escondido em tarefas repetitivas e rotinas ineficientes A gestão do próprio tempo é uma questão complexa para muitos empresários. Porém, na visão do coach David Finkel, CEO da Maui Mastermind, a maioria tem mais espaço disponível na agenda do que imagina. “O desafio é que ele está escondido em tarefas repetitivas e rotinas ineficientes”, escreve no Inc.
Ele diz que, ao identificar onde suas horas estão se esvaindo — e fazer mudanças intencionais — é possível recuperar pelo menos cinco horas por semana. “É uma mudança estratégica na forma como você gerencia seus negócios e sua vida. Essas horas extras lhe dão espaço para planejar, inovar e realmente aproveitar a empresa que você construiu — em vez de se sentir controlado por ela”, afirma.
Veja como fazer isso em 3 passos:
1. Audite como você está gastando seu tempo
O colunista relata o caso de uma cliente que gerenciava uma bem-sucedida empresa de varejo online e trabalhava intensamente, do início da manhã até tarde da noite. Reduzir cinco horas semanais parecia inviável, até que, após uma auditoria de tempo de sete dias registrando o que ela fazia em cada hora, descobriram que mais de 20 horas por semana eram gastas com tarefas que não exigiam realmente o seu envolvimento.
“Os resultados foram surpreendentes. Quase metade do seu tempo — mais de 20 horas por semana — era dedicada a tarefas como resolver pequenas consultas de clientes ou verificar três vezes as postagens nas redes sociais”, diz o colunista.
2. Organize as ativades por valor
Com tudo documentado, é o momento de agrupar as atividades por valor. Tarefas operacionais, como filtrar e-mails ou agendar postagens em redes sociais, podem ser delegadas ou automatizadas, já que não exigem envolvimento direto do gestor. Com essas atividades redistribuídas, é possível implementar blocos de foco — períodos ininterruptos de duas a três horas — reservados para ações estratégicas e de alto impacto.
“Para a minha cliente, isso significava desenvolvimento de produtos, reuniões com sua equipe de marketing para discutir estratégias e construir relacionamentos com fornecedores de alto volume”, afirma. A sua atenção se voltou para tarefas que impulsionaram diretamente a receita e a presença da marca da empresa.
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3. Delegue tarefas
A cliente contratou uma assistente para assumir tarefas rotineiras, como responder e-mails, confirmar pedidos e agendar postagens em redes sociais. Apesar do esforço inicial para treiná-la, o investimento valeu a pena: a mudança passou a economizar de uma a duas horas por dia. Com esse tempo extra, ela passou a se dedicar à análise de novas tendências de produtos, o que já resultou em novas oportunidades de receita.
“É claro que simplesmente delegar e bloquear sua agenda nem sempre elimina as armadilhas de tempo. Minha cliente ainda teve que aprender a dizer não a certos pedidos e se sentir confortável em deixar outra pessoa resolver problemas menores”, escreve Finkel, acrescentando que o segredo é mudar sua mentalidade de “eu preciso lidar com tudo” para “eu me concentro no que gera mais impacto”.
A cliente marcou breves check-ins semanais com sua assistente, garantindo que as tarefas permanecessem no caminho certo sem precisar de supervisão constante.
